El otro día, nos sorprendió que un cliente nos dijera que una auditoría interna había revelado que el 30% del tiempo del departamento de administración, comercial y gerencia se invertía en la generación de informes.

Ya habíamos leído que según IDC los sistemas de BI tienen un ROI o retorno de la inversión del 430% en 1,6 años, vamos a comprobarlo.

Cálculo de costes

Si hacemos un cálculo a grosso modo sobre una plantilla de 50 personas de las cuales 10 corresponden a este grupo de personas (administración, comercial y gerencia), podemos suponer la siguiente distribución de costes salariales:

Según estos cálculos hacer informes manualmente a esta empresa le puede costar perfectamente 147.420 € al año o 12.285 € al mes.

Alguien aún podría pensar que no es su caso, sin embargo, los comerciales suelen emplear un día a la semana para hacer sus informes de ventas, generalmente el viernes. Sólo ésto ya supone el 20% de su tiempo que, además, no dedican a las ventas. Para que posteriormente, estos informes, sean agrupados por el jefe de ventas y reportados a gerencia.

Cálculo del ROI

Teniendo en cuenta el precio de la licencia de Atlas SBI para 5 usuarios y una implantación media tenemos los siguientes ratios:

Si a todo esto le añadimos que podemos utilizar Atlas SBI en modo Pago por uso, es decir, mediante una cuota mensual, la rentabilidad la obtenemos de forma inmediata y absoluta.

Veamos: el coste laboral por hora de cada uno de los perfiles profesionales analizados es de 13, 16, 25, 40, 74 y 169 € teniendo en cuenta las 1752 horas anuales que se trabajan, el promedio resultante es de 56 €/hora y, que el precio de Atlas SBI es de 40€/mes, el sistema se amortiza con en menos de una hora del promedio resultante.

Conclusiones

No obstante, todavía no hemos cuantificado la rentabilidad de una buena decisión, ni los errores que pueden contener los informes manuales, generalmente en Excel, sólo el hecho de automatizar el sistema de reporting ya justifica plenamente la inversión y la aportación de valor que supone Atlas SBI.